Octocloud Yardım Dokümanı

Eklenme Tarihi : 01.08.2019
Görüntülenme Sayısı : 507

OctoCloud Yardım Dokumanı

1. Kişiler / Firmalar

1.1. Yeni Müşteri / Tedarikçi

Genel Bilgiler

Ürün veya hizmet satışı gerçekleştirdiğiniz kişiler müşteri, alım gerçekleştirdiğiniz kişileri ise tedarikçi olarak belirleyebilirsiniz. Kişi/firma kodunu program otomatik olarak belirler. İsterseniz bu alana manuel olarak da kod verebilirsiniz. Otomatik verilecek kod bilgisini belirlemek için, ayarlar başlığından işletme ayarlarına giriniz. Bu kısımda sayaçlar başlığından kullanımınıza uygun bir sayaç oluşturabilirsiniz.

Firma Bilgileri

Oluşturduğunuz kişi işletme ise, firma bilgileri alanından işletme detaylarını ekleyebilirsiniz.

Ticari Bilgiler

Müşteriye vade günü girerek fatura, irsaliye vb. formlarda bu vade gününü otomatik yansıtabilirsiniz. Satış fiyatı grubu oluşturarak ürün üzerinde belirlediğiniz satış fiyatı grubunu kullanmasını sağlamış olursunuz. Bu sayede müşterileriniz kendi satış fiyatı grubundan işlem sağlayabilir.

İletişim Bilgileri Müşteriye ait iletişim bilgileri ekleyebileceğiniz alandır.
Kategori Bilgileri Müşterilerinizi kategorilendirerek raporlarda belirlediğiniz kategorilere göre filtreleme sağlayabilirsiniz. Kategori oluşturmak için ayarlar başlığı altında yer alan kategoriler alanını kullanınız.
Yetkililer

İşletmeye ait yetkili bilgilerini ekleyebilirsiniz. Eklediğiniz yetkili SMS gönderiminde alıcı olarak belirlenebilir. Aynı zamanda tahsilat ve ödeme sorumlusu olarak belirlenerek online tahsilat istek SMS veya mailinin bu yetkiliye ulaştırılması sağlanabilir.

Diğer Bilgiler Müşteriye ait banka hesap bilgilerini kaydedebilirsiniz. Bu kısımda yer alan dört özel alan, esnek kullanım amaçlı bırakılmıştır. Müşterinize ait girmek istediğiniz ancak veri girişi yer almayan bilgileri bu kısma ekleyebilirsiniz. Müşterinizi riskli olarak belirleyerek risk notu girebilir, müşteriye ait işlem girişlerinde eklediğiniz risk notunun görüntülenmesini sağlayabilirsiniz.

 

1.2. Müşteri İşlemleri

Borç / Alacak Ekle Müşteriye hızlı bir şekilde borç/alacak ekleyebilirsiniz. İşlem türünü seçerek işlem türünü ve para birimini belirleyerek kayıt oluşturabilirsiniz. Müşterilerinizden aldığınız veya müşterilerinize verdiğiniz çek/senet girişleri de bu alandan sağlanmaktadır.
Devirler Müşterinizin geçmiş tarihten kalan borç/alacağını devir olarak kaydetmek için bu ekranı kullanabilirsiniz.
Online Ödeme Talep Et

Müşterilerinizden online ödeme talebinde bulunarak ödeme linki atabilir ve kolay bir şekilde tahsilat sağlayabilirsiniz. Müşteriye ait e-posta bilgisini ve tutarı girerek gönder butonuna basınız. Eğer firma yetkilisine e-posta gönderimi yapmak istiyorsanız, alt tarafa tanımlı gelen yetkililerden seçim yapabilirsiniz. Online tahsilat özelliği, Paytrek ile entegrasyonlu çalışmaktadır. Tahsilat linki müşterinize e-mail aracılığı ile gitmektedir. Aktif etmek için, ayarlar alanında yer alan işletme ayarları kısmına giriniz. Burada online tahsilat alanına gelerek Paytrek firmasının ulaştırdığı api key ve secret key bilgilerini yazınız. Yapılması gereken bir diğer ayarda e-mail ayarıdır. E-Posta ayarları başlığına tıklayarak gerekli bilgileri doldurarak kaydedilmelidir.

Not: Gmail kullanıcılarının https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha linkinden Google hesap erişimine izin vermeleri gerekmektedir. Ayrıca Google hesabınızın güvenlik ayarlarından uygulamaların Google hesabınıza erişmesine izin vermeniz gerekmektedir.

 

2. Ürünler

2.1. Ürün Ekle

Ürün Bilgileri Ürüne ait ad, ürün kodu, marka, model vb. bilgilerin girilebileceği alandır. Ürün kodunu program otomatik olarak verir. İsterseniz bu alana manuel olarak da kod verebilirsiniz. Otomatik verilecek kod bilgisini belirlemek için, ayarlar başlığından işletme ayarlarına giriniz. Bu kısımda sayaçlar başlığından kullanımınıza uygun bir sayaç oluşturabilirsiniz. Yeni bir marka/model eklemek için bu alanların yan tarafında yer alan artı şeklindeki butondan faydalanabilirsiniz. Birim eklemek için de yine birim seçim alanının yan tarafında yer alan artı şeklindeki butondan faydalanmanız gereklidir. Uluslararası kodu e-Fatura işlemleri için gerekli olduğundan doldurulması zorunludur. Birimlerde ondalıklı girişe izin vermek için basamak sayısını belirtmeniz gereklidir. Ürün tipini hizmet olarak belirleyip hizmet tanımı oluşturulabilir. Stokların belli bir miktarın altında düştüğünde fatura, irsaliye vb formlarda uyarı vermesini sağlamak için uyarı miktarı girilmelidir.
Kategori Ürünlerinizi kategorilendirerek raporlarda belirlediğiniz kategorilere göre filtreleme sağlayabilirsiniz. Kategori oluşturmak için ayarlar başlığı altında yer alan kategoriler alanını kullanınız.
Vergi Bilgileri Ürüne ait KDV, ÖİV, ÖTV bilgilerini girerek KDV durumunu (dahil/hariç) belirleyebileceğiniz alandır.
Fiyatlar Ürüne ait alış/satış fiyatları ve fiyatın döviz birimi bu alandan girilebilir. Varsayılan fiyatları kullanabileceğiniz gibi fiyat grubu belirleyerek gruba özel fiyatlar da belirleyebilirsiniz. Eklediğiniz fiyat gruplarını müşteri/tedarikçilerinizin kartlarından seçerek ilgili grubun fiyatından işlem yapılmasını sağlamış olursunuz. Varyantlı ürün tanımları da bu alandan yapılmaktadır. Varyantlı ürün girişi için ürün tipi varyant seçilmelidir. Alt tarafa açılacak olan ürün adı, ürün kodu, barkod, birim,  katsayı ve katsayı türü seçimi yapılarak fiyatlar girildikten sonra varyant ürünler oluşturulmalıdır. Yeni bir varyasyon ürün eklemek için varyasyon ekle alanından faydalanılır. Varyasyon ürünler ayrı ayrı ürün olarak eklenmemekte, takibi ana ürün üzerinden sağlanmaktadır. Varyasyon oluşturmak için isterseniz varyasyon şablonu oluşturabilir, daha hızlı bir şekilde varyant tanımlayabilirsiniz.
Açıklama/Resim Ürüne ait açıklama ve resim bilgisi girilebilir. Birden fazla resim eklenebilir.
Diğer Bilgiler Bu kısımda yer alan dört özel alan, esnek kullanım amaçlı bırakılmıştır. Ürüne ait girmek istediğiniz ancak veri girişi yer almayan bilgileri bu kısma ekleyebilirsiniz. Ürün ağırlığı da diğer bilgiler alanından eklenebilmektedir.
Açılış Bakiyesi Yeni eklenen ürünlerin açılış bakiyeleri bu alandan kaydedilebilir.

 

3. Satınalma / Satış

Alış/satış faturası, gelen/giden irsaliye, alınan/verilen sipariş ve alınan/verilen teklif formlarını oluşturabileceğiniz alanlardır. Alış faturasını baz alarak formların oluşturulma şekillerini inceleyelim.

Hareketler Alış faturasının temel bilgilerini girebileceğiniz alandır. İlk olarak müşteri belirlenmelidir. Bunun için tedarikçi seçim alanı tıklanarak eklenecek tedarikçi bilgisi yazılmalıdır. Açılır listeden tedarikçi seçilerek faturaya eklenmelidir. Ürün ve hizmetler alanına fatura kalemleri eklenir. Bunun için eklenecek ürüne ürün adı, stok kodu veya barkodu yazılır. Tüm ürünlerin listelenmesi için * tuşuna basılmalıdır. Eklenen fatura kalemi silinmek istenirse, tablo üzerinde yer alan sil butonuna basılabilir. Tablodaki kalemlere ait müdahale edilebilecek alanlar veri girişine açık şekilde gelmektedir. Toplamlar alanından fatura toplamlarını görüntüleyebilirsiniz. Faturaya ödeme eklemek için, ödeme ekle butonuna basınız. Birden fazla ödeme eklenebilir. Açılan ekranda işlem türünü seçerek tutar belirtilmeli ve kaydet butonuna basılmalıdır.
Bilgiler Faturaya ait özel bilgileri belirleyebilirsiniz. Fiyat grubu alanından ürüne ait farklı bir fiyat grubu belirlenebilir. Tedarikçiye vade girilmiş ise otomatik olarak ilgili vade günü yansır. Faturalarınızı kategorilendirerek raporlarda belirlediğiniz kategorilere göre filtreleme sağlayabilirsiniz. Kategori oluşturmak için ayarlar başlığı altında yer alan kategoriler alanını kullanınız. Kişi / firma, iletişim bilgileri, teslimat bilgileri ve kargo bilgilerini ilgili alanlara belirtebilirsiniz.
Notlar Faturaya ait not girişi yapabileceğiniz alandır.
Diğer İndirim ve döviz birimi girişlerini yapabilirsiniz. Kişi/firma indirimi seçeneğini işaretleyerek indirim yüzdesi belirtip uygula butonuna basabilir, ürün indirimi uygula seçeneğini işaretleyerek satır bazında indirim uygulayabilir veya tutar iskontosu uygula seçeneğini işaretleyerek satır bazında tutar indirimi uygulayabilirsiniz. Döviz başlığı altından faturada geçerli olacak döviz birimini seçerek kur bilgisini belirleyebilirsiniz. Bu alanda fatura ve irsaliye formlarında kullanılabilecek bir seçim de cari hareket ve stok hareketlere işle seçenekleridir. Bu seçenekleri işaretleyerek fatura/irsaliyenin cariye ve stoğa yansımasını sağlayabilirsiniz.
Yazdır Oluşturduğunuz formu yazdırmak için bu alandan faydalanabilirsiniz. Yeni bir dizayn eklemek için yazdır butonuna bastığınızda açılan ayarlar alanına tıklayınız. Yeni rapor tasarımı ekleye basarak rapor dosyasının adını giriniz ve kaydediniz. Eklediğiniz dosyayı dizayn etmek için ise dosya adının karşısında yer alan işlemler butonuna basarak tasarla alanını seçim yapınız.
İşlemler Eklediğiniz formu yeni bir form olarak kopyalamak için bu alandan faydalanabilirsiniz. Sipariş, teklif ve irsaliye formlarını faturaya aktararak muhasebelendirmek için de bu alandan faydalanmanız gerekmektedir.

 

4. Kasa İşlemleri

Kasa Tanımları Kasa tanımları alanına gelerek ekle butonuna basınız ve kasa bilgilerini belirterek kaydediniz.
Gelir / Gider Ekle Kasadan nakit çıkışlarınızı veya nakit girişlerinizi kaydedebilirsiniz.
Kasa/Banka – Banka/Kasa Transferi Bankadan kasaya veya kasadan bankaya nakit transferlerinizi kaydedebileceğiniz alandır.
Kasa Transferi İki farklı kasa arası transfer işlemlerini kaydedebileceğiniz alandır.

 

5. Banka İşlemleri

Banka Tanımları Çalıştığınız bankaları bu alandan ekleyebilirsiniz. Yeni bir banka eklemek için ekle butonuna basınız. Açılan ekranda bankaya ait bilgileri yazınız. Bankaya ait posunuz varsa pos kullanı, çek girişlerinde kullanmak için ise çek kullanı işaretleyiniz. Bankanın para birimini belirterek kaydediniz.
Banka İşlemleri Hesaptan para çıkış veya hesaba para giriş işlemleri için kullanabileceğiniz alandır. İşlem eklemek için ekle butonuna basınız. İşleme ait bilgileri yazdıktan sonra kaydet butonuna basabilirsiniz.
Banka Transferi İki banka arası para transferini kaydetmek için kullanabilirsiniz. İşleme ait bilgileri girerek uygula butonuna basınız.

 

6. Çek ve Senet

 

Çek/Senet İşlemleri Müşteri/tedarikçi hareketinden eklediğiniz çek ve senetlerle ilgili durum değişikliği yapmak için kullanabilirsiniz. Filtreleme yaptıktan sonra işlem yapmak istediğiniz çek/senedi tabloda seçerek işlemler butonundan yapmak istediğiniz işlemi belirleyebilirsiniz.

 

7. Döviz İşlemleri

 

Kullanılacak Döviz Birimleri Listeden kullanmak istediğiniz döviz birimlerini kullan butonunu tıklayarak aktif edebilirsiniz.
Günlük Kur Girişleri Aktif ettiğiniz döviz birimleri için Merkez Bankasından kurt download edebilir veya manuel olarak kur değeri girebilirsiniz.

 

8. İçe Aktar

Kişi/Firma İçe Aktar Excel dosyasında kayıtlı Kişi/Firmaları programa toplu olarak eklemek için kullanabileceğiniz kısımdır. Dosya seç alanından Excel dosyasını seçiniz. Aktarmak istediğiniz verileri işaretleyerek Excel dosyasında hangi sütunda yer aldığını belirtiniz. Mevcut kayıtlar üzerinde düzenleme yapmak için kayıt mevcutsa başlığı altından bilgileri güncelleyi seçim yapınız. Alt tarafta yer alan kontrol et butonuna basarak kontrolleri tamamlayabilir ve aktarımı başlatabilirsiniz.
Ürün İçe Aktar Excel dosyasında kayıtlı ürünleri  programa toplu olarak eklemek için kullanabileceğiniz kısımdır. Dosya seç alanından Excel dosyasını seçiniz. Aktarmak istediğiniz verileri işaretleyerek Excel dosyasında hangi sütunda yer aldığını belirtiniz. Mevcut kayıtlar üzerinde düzenleme yapmak için kayıt mevcutsa başlığı altından bilgileri güncelleyi seçim yapınız. Alt tarafta yer alan kontrol et butonuna basarak kontrolleri tamamlayabilir ve aktarımı başlatabilirsiniz.

 

9. Ayarlar

9.1. İşletme Ayarları

İşletme İşletmeye ait genel bilgilerin girilebileceği alandır. Ekranın alt kısmından firma logosu yüklenebilmektedir.
Döviz Ayarları Döviz sistemini aktif etmek için kullanılır. Kullanılacak döviz kurlarında basamak sayısı bu alandan belirlenebilir.
Ürün Ürün eklerken otomatik verilecek stok kodu sayacını, varsayılan birimi ve KDV oranlarını belirleyebileceğiniz alandır.
Sayaçlar Programın genelinde kullanılacak sayaçları tanımlayabileceğiniz alandır. Şube bazlı sayaç oluşturabilirsiniz. Bunun için öncelikle şube alanından ilgili şubeyi seçim yaparak daha sonra sayaç ayarlarını yapabilirsiniz.
E-Posta Ayarları

Program içerisinden e-posta gönderimi yapabilmek için bu alandan gerekli ayarlar sağlanmalıdır.  Ekranda gerekli bilgiler doldurularak kaydedilmelidir.

Not: Gmail kullanıcılarının https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha linkinden Google hesap erişimine izin vermeleri gerekmektedir. Ayrıca Google hesabınızın güvenlik ayarlarından uygulamaların Google hesabınıza erişmesine izin vermeniz gerekmektedir.
SMS Ayarları Programdan SMS gönderimi yapabilmek için bu alanın doldurulması gereklidir. SMS servisi alanından servis sağlayıcı seçilmeli ve alt taraftaki bilgiler, servis sağlayıcı firmadan tedarik edilerek doldurulmalıdır.
Online Tahsilat

Müşterilerinizden online ödeme talebinde bulunarak ödeme linki atabilir ve kolay bir şekilde tahsilat sağlayabilirsiniz. Müşteriye ait e-posta bilgisini ve tutarı girerek gönder butonuna basınız. Eğer firma yetkilisine e-posta gönderimi yapmak istiyorsanız, alt tarafa tanımlı gelen yetkililerden seçim yapabilirsiniz. Online tahsilat özelliği, Paytrek ile entegrasyonlu çalışmaktadır. Tahsilat linki müşterinize e-mail aracılığı ile gitmektedir. Aktif etmek için, ayarlar alanında yer alan işletme ayarları kısmına giriniz. Burada online tahsilat alanına gelerek Paytrek firmasının ulaştırdığı api key ve secret key bilgilerini yazınız. Yapılması gereken bir diğer ayarda e-mail ayarıdır. E-Posta ayarları başlığına tıklayarak gerekli bilgileri doldurarak kaydedilmelidir.

Not: Gmail kullanıcılarının https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha linkinden Google hesap erişimine izin vermeleri gerekmektedir. Ayrıca Google hesabınızın güvenlik ayarlarından uygulamaların Google hesabınıza erişmesine izin vermeniz gerekmektedir.
E-Devlet Ayarları e-Fatura/e-Arşiv  gönderimi yapmak için gerekli ayarlamaların yapılacağı alandır. e-Fatura kullan ve e-Arşiv kullan seçenekleri işaretlenerek web servis bilgileri girilmelidir. Web servis kullanıcı bilgileri yazılarak alt tarafta yer alan seçeneklerden işletmenize uygun olanlar işaretlenmelidir.
Destek Bu seçeneği işaretlediğinizde AKINSOFT yetkilileri tarafından admin panelinize giriş sağlanabilecek, verileriniz görüntülenebilecek ve işlem yapılabilecektir. Admin panelinde işlem yapılmasına izin vermek istiyorsanız işaretlemeniz gerekmektedir.

 

9.2. Diğer Ayarlar

Şubeler İşletmenizin şubelerini ekleyerek personellere gerekli şube yetkilerini verebilirsiniz.
Kategoriler Programın genelinde kullanılacak kategorileri tanımlayabileceğiniz alandır. Kategori oluşturmak istediğiniz alanı üst kısımdan seçtikten sonra kategori bilgilerini girebilirsiniz.
Kullanıcılar Programa giriş yaparak işlem gerçekleştirecek kullanıcıları bu alandan tanımlayabilirsiniz.
Roller Kullanıcılara ait rol tanımları oluşturarak yetki detayları belirlenmelidir. Oluşturulan roller kullanıcılara aktarılır.
Lisans Ayarları Programın satın alınması için kullanılmalıdır. İhtiyacınız olan modülleri işaretleyerek kolayca satın alabilirsiniz.

 

Bu bilgi yararlı oldumu ?