Otel 5

Eklenme Tarihi : 07.07.2018
Görüntülenme Sayısı : 1739

AKINSOFT Otel 5 programı, tüm otel ve pansiyonlara hitap etmektedir. Rezervasyon, cari, kasa, banka, E-Fatura, oda yönetimi, SMS, yetkili ve notlar modüllerinden oluşmaktadır.

Otel 5 programını kullanmaya başlamak için önce otelinizde yer alan odaları tanımlamanız gerekir. Bu işlem için Oda Yönetimi modülü altında yer alan Oda Kayıt alanından faydalanabilirsiniz.

Oda Tanımları

Oda Kaydı Oda numarası, büyüklüğü, fiyatı, telefonu, kaçıncı katta olduğu,  temizlik durumu, arıza durumu, oda tipi ve açıklama gibi bilgileri doldurduktan sonra odada bulunan yatakların belirtilmesi gerekmektedir. Oda tiplerini tanımlamak için tip seçeneğinin yan tarafında yer alan artı şeklindeki butona basmanız gerekmektedir.
Odada Bulunan Yataklar Odalarda kaç adet yatak bulunduğu işaretlenerek yatakların tek – çift kişilik seçimleri yapılmalıdır. Otel 5 programı oda kiralama işlemleri yatak bazlı çalıştığından odaya giriş yapabilmek için yatak tanımı yapılması zorunludur.
Bloke Aktif Olsun Bu seçeneğin işaretlenmesi durumunda odaya ilk misafir girişinde oda bloke olacak ve diğer yataklara farklı kişilerin giriş yapılması engellenecektir.
Özellikler Odanın genel özelliklerini belirtebileceğiniz alandır. Varsayılan olarak bir takım özellikler otomatik gelmektedir. Ancak dilerseniz yetkili modülünden genel ayarlar alanına girerek oda özellikleri başlığından özellik başlıklarını değiştirebilirsiniz.

Turizm Şirketi Kaydı

Otelinize grup müşteri getirmesi için anlaşma yaptığınız turizm şirketlerini kaydedebileceğiniz alandır. Ekran üzerindeki bilgileri doldurduktan sonra kaydetmeniz yeterli olacaktır. Turizm şirketi seçimi, rezervasyon işlemleri esnasında karşınıza gelecektir.

 

Oda tanımlarını oluşturduktan sonra programı kullanmaya devam edebilmek için yapmanız gereken temel tanım ve ayarları inceleyelim.

Kullanıcı / Personel Kaydı

Programı kullanmasını istediğiniz personelleri tanımladığınız alandır. Genel bilgiler başlığı altındaki bilgileri doldurduktan sonra sistem bilgileri alanına programa giriş yapabilmesi için gerekli olan kullanıcı adı ve şifresini yazınız. Kaydı tamamladıktan sonra kullanıcı yetkilerini düzenlemek için kayıt ekranının üst kısmında yer alan yetkilendirme butonuna basabilirsiniz.

Personel Yetkilendirme

Açılan yetki ağacından personele vermek istediklerinizi işaretleyebilirsiniz. Tüm yetkileri topluca vermek için boş bir alana sağ tık yaparak tüm yetkileri ver butonuna basabilir, yetkileri kopyalayarak başka bir personele vermek için yine sağ tık yaparak yetkileri kopyala ve yapıştır kısımlarından faydalanabilirsiniz.

 

Genel Ayarlar

Program kullanımında ihtiyaç duyabileceğiniz bir takım özellikleri aktif / pasif etmek için faydalanabileceğiniz alandır.

Firma Bilgileri Otelinize ait bilgileri yazabileceğiniz alandır. En alt kısımda yer alan tesis kodu, kimlik bildirimi yapabilmeniz için doldurulması zorunlu olan alanlardandır. Firma iletişim sekmesinden otele ait adres ve telefon gibi bilgileri doldurabilirsiniz. E-Devlet sekmesi, e-Fatura ve e-Arşiv kullanıcıları içindir. Bu sekmeden e-Fatura ve e-Arşivi aktif ederek adres bilgilerinin doldurulması gerekir. Son olarak çıktılar üzerinde görünmesini istediğiniz firmanıza ait logoyu firma logo sekmesinden yükleyebilirsiniz.
Cari Misafir Ayarları Vadesi gelen çekleri program açılışında hatırlatmak için bu alandan faydalanabilirsiniz. Ayrıca cari kartı oluştururken özel kod başlıklarında farklı bir başlık kullanmak istiyorsanız da bu kısımdan ilgili başlıkları belirtmeniz gerekmektedir.
Oda Özellikleri Oda kartı tanımlarken özellikler kısmındaki bilgileri değiştirmek için bu alandan faydalanabilir, mevcut oda özelliklerinizi yazabilirsiniz.
Rezervasyon Rezervasyonda default gelmesini istediğiniz giriş ve çıkış saatini, oda kiralama bedeli için KDV oranını, rezervasyonlarda oda ücretinin kişi başına / oda geneline uygulanacağını vb. ayarları yapabileceğiniz alandır. Bu alandan giriş ve çıkış tarihi gelen rezervasyonlarla alakalı hatırlatmaları da aktif edebilirsiniz.
Yedekleme Programınızın belirlediğiniz periyotlarda otomatik yedek alabilmesi için ayarlamaları yapabileceğiniz alandır. Yedekleme dizinini seçim yaptıktan sonra otomatik yedekle seçeneğini işaretlemeniz ve yedekleme periyotunu belirledikten sonra yedekleme ayarlarını kaydet butonuna basmanız gerekmektedir.
Geri Yükleme Yedeklediğiniz dosyaları geri yüklemek için kullanabileceğiniz alandır. Geri yükleme işlemi için yetkili menüsü altında yer alan geri yükleme alanını kullanabilirsiniz. Otomatik geri yükleme alanına son yedekler yansıyacaktır. Geri yüklemek istediğiniz tarihi seçerek geri yükle butonuna basabilirsiniz.
Parasal Ayarlar Programda kullanılmak istenen varsayılan para biriminin belirlenebileceği alandır. Bu alana default olarak TL para birimi yüklü gelmektedir. Dilerseniz farklı para birimleri ile değiştirebilirsiniz. Ayrıca parasal işlemlerde geçerli olacak virgülden sonraki basamak sayısını da bu alandan belirleyebilirsiniz.
Zorunlu Alan Müşteri kartı oluştururken doldurulması zorunlu alanları belirleyebileceğiniz alandır. Zorunlu yapmak veya zorunluluğunu kaldırmak istediğiniz alanların durumunu durumunu değiştir butonuna basarak değiştirebilirsiniz.
Sayaç Tanımları Programın otomatik verdiği cari ve fatura sayaçlarını değiştirerek kendinize uygun sayaçlar kullanabilirsiniz.

 

Otel 4’ten Upgrade

Otel 4’ten Upgrade Otel 4 programınızdaki verilerin tamamını Otel 5 programına aktarabilmektesiniz. Bu işlem için yetkili menüsü altında yer alan Otel 4’ten upgrade alanını kullanmanız gerekmektedir. Otel 4 programının bulunduğu data dizinini belirledikten sonra alt kısımda yer alan bilgilendirmeleri dikkatlice okumanız ve bilgilendirmedeki tüm işlemleri ve kontrollerimi yaptım seçeneğini işaretlemeniz gerekmektedir. Upgrade işlemine başla butonuna basarak işlem tamamlanana kadar bekleyip tamamlandıktan sonra programı kullanmaya başlayabilirsiniz.

 

Rezervasyon

Misafir Kayıt Otelinize giriş yapacak misafirlerinizi kayıt edebileceğiniz alandır. Dilerseniz bu alanı kullanmadan direkt olarak rezervasyon ekranından da misafir kaydı oluşturabilirsiniz. Misafirlerinize ait gerekli bilgileri girerek kaydet butonuna basabilirsiniz. Genel ayarlarda belirlediğiniz zorunlu alanları doldurmadan kaydı tamamlamanıza izin vermeyecektir. Zorunlu alanları genel ayarlardan belirleyebilir, değiştirebilirsiniz. Detaylı misafir kaydı sekmesinde misafirlerinize ait daha detaylı bilgiler girebilirsiniz.
Yeni Rezervasyon Kaydı Program içerisinde en aktif kullanılacak alanlardandır. Rezervasyon kaydı üzerinden rezervasyon alabilir, müşteri girişlerini ve ayrılışlarını gerçekleştirebilirsiniz.
Turizm Şirketi Giriş bir turizm şirketi aracılığı ile gerçekleşiyorsa, raporlamalarda faydalanmak için bu alandan Turizm şirketi seçimi yapılmalıdır.
Geliş – Gidiş Tarihi Misafirinizin otelinize giriş ve ayrılış tarihlerini belirtebileceğiniz alandır. Giriş ve çıkış saatleri genel ayarlara bağlı olarak otomatik gelmektedir. Dilerseniz değişiklik yapabilirsiniz.
Rez Durumu Rezervasyon alıyorsanız bu alandaki ilk durum rezerve olmalıdır. Misafirleriniz odaya giriş yaptıklarında aynı ekran üzerinden durumu giriş yaptı olarak değiştirebilir ve ayrıldığında yine bu alandan durumunu çıkış yaptı olarak değiştirebilirsiniz.
Toplam Ücret Oda kartında belirtilen ücret ve genel ayarlardaki hesaplama şekline göre toplam ücret otomatik oluşmaktadır. Dilerseniz bu alana manuel olarakta bir değer girebilirsiniz.
Rezervasyon Yaptıran Rezervasyon talebinde bulunana ait bilgileri girebileceğiniz alandır. Bilgilendirme amaçlı kullanılmaktadır. Mali sorumlu alanından otel ücretlerini konaklayan dışında biri ödeyecekse ilgili kişi veya firma belirtilmelidir. Sorumluluk kapsamı da bu alandan belirtilebilir.
Kişi Bul Otelde konaklayacak kişileri ekleyebileceğiniz alandır. Mevcut kayıtlı misafirlerinizi bu alana ekleyebilirsiniz.
Yeni Kart Aç Yeni misafir kartı açmak için bu alandan faydalanabilirsiniz.
Kişi Kartını Aç

Eklediğiniz kişi kartını açmak için kullanabileceğiniz alandır.

Oda Ver Eklediğiniz kişinin hangi odada kalacağını bu alandan seçebilirsiniz. Oda seçiminden sonra açılan yatak seçimi alanından yatak belirtmeniz gerekmektedir.
Kişi Sil Yanlış eklediğiniz kişileri silmek için bu alandan faydalanabilirsiniz.
Bloke Et Odayı bloke ederek yeni bir kişi eklenmesini engellemek için kullanabileceğiniz alandır.
Rezervasyon Ayır Çıkış Yap Odaya birden fazla kişi eklenmişse seçili kişinin rezervasyonunu ayırarak yeni bir rezervasyon kartında takip etmek veya kişinin odadan çıkışını yapmak için kullanabileceğiniz alandır.
Yazdırma İşlemleri

Rezervasyon kartının üst kısmında yer alan yazdırma alanlarından faydalanarak rezervasyona ait ödemeleri, konaklama kartını, faturayı ve toplu faturayı yazdırabilirsiniz. Bu alandan aldığınız çıktıları dilerseniz.

Otel Raporu

Kayıtlı oda ve yataklarınızı toplu olarak görüntüleyerek hızlıca rezervasyon alabileceğiniz alandır. Kayıtlı oda ve yatakların tamamını tek ekran üzerinden görüntüleyerek boş yatakları çift tıklayarak açabilir ve hızlıca rezervasyon alabilirsiniz. Ayrıca yataklar üzerine sağ tık yaparak temiz / kirli / arızalı durumuna alabilirsiniz. Raporun üst kısmında yer alan tarih çizelgesinden geçmiş veya ileri tarihlerde durumlarınızı da kontrol edebilir ve ekranın üst kısmında yer alan grafik butonuna basarak raporladığını verileri grafiğe aktarabilirsiniz.

Diğer Raporlar

Mali Günlük Müşteri Listesi: Belirttiğiniz rapor tarihinde otelinizde konaklamış olan kişileri tek ekranda görebileceğiniz alandır. Denetlemelerde ihtiyaç duyulabileceğinden raporun günlük çıktısını alıp arşivinizde saklayabilirsiniz.

Otelde Kalanlar ve XML Raporu Otelinizde konaklayan misafirlerin hangi odada konakladıkları, hangi tarihte giriş ve çıkış yaptıkları gibi bilgileri toplu olarak raporlayabileceğiniz alandır. Ayrıca bu rapor üzerinden BTM 1, BTM2, Konaklama 1, Konaklama 2 raporları alabilir ve kimlik bildirim sistemine göndermek üzere XML alabilirsiniz.
Giriş ve Geceleme Raporu Excel dosyasında kayıtlı giriş ve geceleme raporunu sisteme aktararak ileride erişebilme için kayıt edebileceğiniz alandır. Dosya aktarımı yapmak için sayfanın üst kısmında yer alan aç butonuna basmanız gerekmektedir.
Günlük Doluluk Listesi Otelinizin günlük doluluğunu görüntüleyebileceğiniz alandır. Rapor tarihi yazarak filtreleme yapmanız yeterlidir.
Forecast Raporu Belirtmiş olduğunuz tarih aralığında otelinizin genel doluluğunu gün bazında raporlayabilirsiniz.
Fatura Raporu Düzenlemiş olduğunuz faturaları raporlayabileceğiniz alandır. Ayrıca faturayı çift tıklayarak rezervasyon kaydına gidebilir ve fatura çıktısını alabilirsiniz.

 

Cari

 

 

Cari İşlemleri Takibini sağlamanız gereken tüm carileri cari kayıt alanından faydalanarak kayıt edebilirsiniz. Cari hareket girişi alanından carilerinizden yaptığınız tahsilatları veya carilerinize yaptığınız ödemeleri kaydedebilirsiniz. Ayrıca cari işlem listesi alarak yazdırabilirsiniz.
Çek/Senet İşlemleri Carilerinizden aldığınız veya verdiğiniz çek ve senetleri kayıt edebileceğiniz alandır. Ayrıca çek / senet durum değişikliklerini de aynı alandan gerçekleştirebilirsiniz.

Kasa

Kasanızda bulunan nakit tutarını görüntüleyebilmek ve kasayı etkileyen işlemleri gerçekleştirmek için kasa grupları oluşturmanız gerekmektedir. Dilerseniz gruplara bağlı alt gruplar da oluşturabilirsiniz. Direkt kasanızı ilgilendiren işlemleri (tek taraflı giriş veya çıkış hareketlerini) kasa hareket girişi alanından kaydedebilir, günlük kasa raporunu ve genel kasa raporlarını alabilirsiniz.

Banka

Çalıştığınız bankaları tanımlayarak direkt bankanızı etkileyen tek taraflı işlemler için banka hareket girişi alanını kullanabilir, bankalarınız – kasalarınız veya banka hesaplarınız arası transfer işlemlerini kayıt edebilirsiniz. Ayrıca raporlar alanından faydalanarak bankadaki likit durumunuzu görüntüleyebilir ve banka hareket raporları alabilirsiniz.

 

E-Fatura

Düzenlediğiniz faturaları e-Fatura olarak göndermek için kullanabileceğiniz alandır. E-Fatura sistemini aktif etmek için öncelikle genel ayarlarda firma bilgileri alanında yer alan E-Devlet sekmesine gelerek E-Fatura kullan ve tercihinize göre E-Arşiv kullan seçeneklerini işaretlemeniz gerekmektedir. Bu seçenekleri işaretledikten sonra hemen alt kısmında yer alan firmanıza ait adres bilgilerini doldurmanız gerekmektedir.

E-Fatura Ayarları Kullanıcı bilgileri sekmesinden entegratör firma tarafında ulaştırılan web servis ve portal bilgilerini belirtmeniz gerekmektedir. Varsayılan sekmesinden işletmenize özel ayarları yaptıktan sonra diğer ayarları yapmak için genel başlığına geliniz. Kullanmak istediğiniz ayarları işaretleyerek tamam butonuna basınız. Bu ekranda yer alan E-Fatura şablon kodu, E-Fatura MAP kodu ve E-Arşiv şablon kodu entegratör firma tarafından iletilecektir.
E-Fatura Gönderimi Eğer anlık E-Fatura gönderimini kullanmıyorsanız toplu gönderim yapmak için faydalanabileceğiniz alandır. Gönderim yapmak istediğiniz tarih aralığını belirterek filtrelemeli ve Ctrl tuşu yardımıyla gönderim yapmak istediğiniz E-Faturaları seçerek (sayfanın alt kısmındaki tümünü seç butonundan da faydalanabilirsiniz) seçilenleri gönder butonuna basarak gönderim işlemini tamamlayabilirsiniz.
E-Fatura Durum Sorgula Göndermiş olduğunuz E-Faturaların durumlarını kontrol etmek için kullanabileceğiniz alandır. Sorgulama yapmak için alt kısımdaki durum sorgula butonuna basabilirsiniz.
Gönderilmiş E-Faturalar Daha önce gönderdiğiniz E-Faturaların raporunu alabileceğiniz alandır.
E-Fatura Portal

Entegratör firmanın portalına erişmek için bu alandan faydalanabilirsiniz.

 

 

Oda Yönetimi

Oda Kayıt Otelinizdeki odaları tanımlayabileceğiniz alandır.
Oda Tip Tanımları Odalara ait tip tanımlarını oluşturmak için bu alandan faydalanabilirsiniz.
Turizm Şirketi Kayıt Anlaşmalı olduğunuz turizm şirketlerini kaydedebileceğiniz alandır.
Kayıp Eşya Otelinizde eşyalarını kaybeden müşterilerinizin bildirimlerini kaydedebileceğiniz alandır.
Kayıp Eşya Raporu Kaydedilen kayıp eşyalarla ilgili rapor alabilirsiniz.
Şikayet ve Arıza Kaydı Otelinizin geneli veya odalar hakkında iletilen şikayet ve arızaları kaydedebilirsiniz.
Şikayet Listesi Kaydettiğiniz şikayetleri raporlayabileceğiniz alandır.

 

SMS

Anlaşmalı olduğumuz SMS sağlayıcı firmalardan kontör tedarik ederek müşterilerinize toplu veya tek tek SMS gönderimi gerçekleştirebilirsiniz. Öncelikle SMS kullanıcı hesap bilgilerinizi belirtmeniz gerekmektedir. Daha sonra tek SMS gönder veya toplu SMS gönder alanlarından faydalanarak misafirlerinize kampanya, duyuru veya dilediğiniz konularda SMS gönderimi gerçekleştirebilirsiniz. SMS modülünden ayrıda kontör bilgisi sorgulayabilir veya toplu iletim raporu da alabilirsiniz. SMS gönderimi için misafir listesinin üst kısmında yer alan SMS gönder alanından da faydalanabilirsiniz. Belirlediğiniz kriterlere göre listelediğiniz misafirlerinize toplu SMS gönderimi için bu alanı tercih edebilirsiniz.

 

Etiketler

Otel  5

Bu bilgi yararlı oldumu ?